Condizioni di servizio

Premesse e stato del servizio

Le presenti Condizioni di servizio (il «Contratto») disciplinano i termini ai quali Praxedia S.r.l., con sede legale in Via Comelico 18, 20135 Milano (MI), P.IVA 14762580968 («Praxedia») concede allo studio legale, all’associazione o alla società tra avvocati che vi aderisce (il «Cliente») la licenza d’uso della piattaforma IureSync (la «Piattaforma»).

IureSync è un gestionale per studi legali con controllo di gestione: pratiche, scadenzario, rubrica di assistiti e controparti, registro delle ore, parcellazione secondo i parametri forensi, gestione documentale e analisi economica per pratica, per area e per professionista.

Il Contratto è concluso tra professionisti nell’esercizio della rispettiva attività: non trovano applicazione le disposizioni del D.Lgs. 206/2005 riservate ai consumatori, né il diritto di ripensamento ivi previsto.

1. Definizioni

• Piattaforma: l’applicazione IureSync erogata in modalità SaaS, accessibile via web, nelle funzionalità descritte nell’Allegato A.
• Utente: la persona fisica alla quale il Cliente attribuisce credenziali di accesso.
• Professionista fatturabile: l’Utente il cui tempo è imputabile a una pratica e concorre alla parcellazione. È l’unità sulla quale è calcolato il Corrispettivo.
• Dati del Cliente: tutti i dati e i documenti inseriti nella Piattaforma dal Cliente o dai suoi Utenti, o generati dalla Piattaforma sulla loro base.
• Ordine: il documento sottoscritto dal Cliente che individua il piano, il numero di Professionisti fatturabili, la decorrenza e il Corrispettivo, e che richiama il presente Contratto.

2. Oggetto e documenti contrattuali

2.1 Formano parte integrante e sostanziale del Contratto: le premesse; l’Ordine sottoscritto dal Cliente; l’Allegato A (descrizione del servizio e livelli di servizio); l’Allegato B (accordo sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 28 GDPR).

2.2 In caso di contrasto prevale, nell’ordine: l’Ordine, l’Allegato B, il presente Contratto, l’Allegato A.

2.3 Il listino e le modalità di fatturazione sono pubblicati e mantenuti aggiornati alla pagina prezzi. Il Corrispettivo effettivamente applicato al Cliente è quello indicato nell’Ordine.

3. Conclusione del contratto

3.1 Il Contratto si conclude con la sottoscrizione dell’Ordine da parte del Cliente e la sua accettazione da parte di Praxedia, ovvero — se anteriore — con il primo accesso alla Piattaforma da parte di un Utente del Cliente.

3.2 Chi sottoscrive l’Ordine dichiara di avere il potere di obbligare lo studio, l’associazione o la società tra avvocati indicata.

4. Accesso anticipato

4.1 Il Cliente prende atto che la Piattaforma è in fase di accesso anticipato e che di conseguenza: alcune funzionalità sono in sviluppo e possono cambiare; possono verificarsi difetti e interruzioni con frequenza superiore a quella di un prodotto maturo; le interfacce, i flussi e i report possono essere modificati anche in modo significativo sulla base del riscontro degli studi della prima coorte.

4.2 A fronte di ciò Praxedia si impegna a: dare seguito prioritario alle segnalazioni degli studi della prima coorte; comunicare in anticipo le modifiche che incidono sui dati o sui flussi di lavoro; garantire in ogni momento l’esportazione integrale dei Dati del Cliente ai sensi dell’art. 12; mantenere per il Cliente della prima coorte le condizioni economiche dell’Ordine anche ai rinnovi successivi, nei termini dell’art. 18.

4.3 Nessuna funzionalità indicata come «in arrivo» sul sito o nella roadmap costituisce obbligazione contrattuale, né il Cliente può risolvere il Contratto per il solo fatto che una funzionalità annunciata non sia stata rilasciata entro una data attesa. Le funzionalità dovute sono e restano quelle elencate nell’Allegato A.

4.4 Il Cliente resta l’unico responsabile della tenuta dei propri archivi e adotta le cautele proprie di una fase di accesso anticipato, tra cui l’esportazione periodica dei dati che considera critici.

5. Licenza d’uso

5.1 Praxedia concede al Cliente una licenza d’uso non esclusiva, non trasferibile, non sublicenziabile e revocabile alle condizioni del Contratto, limitata alla durata del medesimo e all’esercizio dell’attività professionale del Cliente, a fronte del pagamento del Corrispettivo.

5.2 La Piattaforma, il software sottostante, il codice sorgente, le interfacce, i modelli di dati, gli algoritmi di calcolo e la documentazione sono e restano di titolarità esclusiva di Praxedia, e sono protetti dalla L. 22 aprile 1941, n. 633 e dalla disciplina europea sul software.

5.3 La Licenza non comprende il diritto del Cliente di:

• ottenere il codice sorgente o la documentazione tecnica di progetto;
• cedere, sublicenziare, affittare o rendere altrimenti disponibile a terzi la Piattaforma o le credenziali;
• decompilare, disassemblare o eseguire operazioni di reverse engineering, salvo nei limiti inderogabili degli artt. 64-ter e 64-quater della L. 633/1941;
• usare la Piattaforma per erogare servizi a terzi in nome proprio (uso come service bureau), fatta salva la normale attività professionale svolta per i propri assistiti;
• condurre test di sicurezza, di carico o di penetrazione senza autorizzazione scritta preventiva.

5.4 Su richiesta scritta, Praxedia fornisce le informazioni necessarie a conseguire l’interoperabilità con altri programmi ai sensi dell’art. 64-quater della L. 633/1941.

5.5 Il numero di Professionisti fatturabili è indicato nell’Ordine. Il personale di segreteria, i praticanti e il personale amministrativo accedono senza costo aggiuntivo e senza limite di numero: il loro tempo è parte del costo della pratica e escluderlo renderebbe inservibile il calcolo del margine.

6. Che cosa la Piattaforma non fa

6.1 Questo articolo delimita l’oggetto e prevale su qualunque descrizione commerciale. La Piattaforma non:

• esegue depositi telematici presso gli uffici giudiziari e non si interfaccia con il processo civile telematico. L’integrazione è in sviluppo e non è disponibile in produzione;
• emette fatture verso il Sistema di Interscambio. Produce la parcella, la nota pro forma e la fattura come documento; la trasmissione allo SdI resta in capo al Cliente o al suo consulente;
• calcola i termini processuali e non li presidia. Lo scadenzario è uno strumento di supporto organizzativo alimentato dai dati inseriti dal Cliente: il computo, la verifica e il rispetto dei termini, compresi i termini perentori e la sospensione feriale, restano di esclusiva competenza e responsabilità del professionista;
• presta consulenza legale, fiscale o contabile e non sostituisce il giudizio professionale. Gli importi calcolati sulla base dei parametri forensi sono una proposta di liquidazione basata sui valori inseriti, non una determinazione vincolante;
• adempie per conto del Cliente obblighi che la legge pone in capo a lui, di natura fiscale, antiriciclaggio, deontologica o processuale.

6.2 Praxedia aggiorna la Piattaforma alle modifiche dei parametri forensi e delle principali norme che incidono sulle funzionalità offerte, ma non garantisce l’allineamento in tempo reale a ogni variazione normativa, giurisprudenziale o regolamentare, né a prassi locali di singoli uffici giudiziari.

7. Attivazione, account e credenziali

7.1 Praxedia attiva l’ambiente del Cliente entro pochi giorni lavorativi dalla conclusione del Contratto, creando le credenziali degli Utenti amministratori indicati dal Cliente.

7.2 Il Cliente custodisce le credenziali, ne impedisce l’uso da parte di terzi, revoca tempestivamente quelle degli Utenti che cessano di operare per lo studio e comunica senza ritardo a Praxedia ogni accesso non autorizzato o sospetto.

7.3 Il Cliente risponde dell’operato dei propri Utenti come del proprio. Praxedia rende disponibile l’autenticazione a più fattori e, sui piani che lo prevedono, il single sign-on: l’attivazione di tali strumenti è rimessa al Cliente.

7.4 Praxedia mette a disposizione la documentazione d’uso e i materiali formativi. Sessioni di formazione dedicata possono essere erogate a fronte di corrispettivo concordato per iscritto.

8. Migrazione dei dati

8.1 L’importazione dei dati pregressi eseguita dal Cliente in autonomia con gli strumenti di importazione della Piattaforma è compresa nella Licenza.

8.2 La migrazione assistita da un gestionale in uso — per formati non supportati nativamente, volumi elevati o riconciliazioni complesse — è erogata da Praxedia alle condizioni concordate per iscritto prima dell’avvio, ovvero è compresa nel piano se l’Ordine lo prevede.

8.3 Il Cliente garantisce di avere titolo a estrarre e trasferire i dati dal sistema di provenienza. Praxedia non è responsabile di limitazioni, costi o rifiuti opposti dal fornitore uscente, né della qualità e completezza dei dati consegnati.

9. Corrispettivo e pagamenti

9.1 Il Corrispettivo è determinato per Professionista fatturabile secondo il piano indicato nell’Ordine, con riferimento al listino pubblicato alla pagina prezzi. Gli importi si intendono al netto dell’IVA e di ogni altra imposta di legge.

9.2 Il Corrispettivo è dovuto in via anticipata, con periodicità mensile o annuale secondo quanto scelto nell’Ordine. Le fatture sono emesse in formato elettronico. Il pagamento avviene mediante addebito ricorrente su carta o SDD, ovvero mediante bonifico bancario, entro la data indicata in fattura.

9.3 Se durante il periodo di fatturazione il numero di Professionisti fatturabili aumenta, l’incremento è fatturato pro rata dal mese in cui l’Utente è attivato. Le riduzioni hanno effetto dal periodo di fatturazione successivo.

9.4 In caso di ritardato pagamento decorrono gli interessi moratori nella misura prevista dal D.Lgs. 9 ottobre 2002, n. 231, senza necessità di costituzione in mora. Decorsi 15 (quindici) giorni dal sollecito scritto rimasto senza esito, Praxedia può sospendere l’accesso ai sensi dell’art. 19.

9.5 Il Cliente non può sospendere o ridurre il pagamento in ragione di contestazioni, salvo che si tratti di importi oggetto di contestazione scritta motivata, sollevata entro 15 giorni dal ricevimento della fattura e limitatamente alla parte contestata.

10. Livelli di servizio e assistenza

10.1 Gli obiettivi di disponibilità, le finestre di manutenzione, gli orari e i tempi di riscontro dell’assistenza sono indicati nell’Allegato A.

10.2 Il Cliente prende atto che, per la durata dell’accesso anticipato, l’Allegato A definisce obiettivi di servizio e non obbligazioni di risultato, e non prevede penali né indennizzi automatici. Praxedia si impegna a sostituirlo con un livello di servizio contrattualmente vincolante, corredato di indennizzi, alla chiusura della fase di accesso anticipato, dandone comunicazione al Cliente con il preavviso dell’art. 21.

10.3 Restano in ogni caso esclusi dal computo della disponibilità: le manutenzioni programmate comunicate in anticipo; le interruzioni imputabili all’infrastruttura del fornitore cloud; le indisponibilità della connettività o dei sistemi del Cliente; le indisponibilità di servizi di terzi integrati su richiesta del Cliente, ivi compresi i tenant Microsoft 365 o Google Workspace dello studio; gli eventi di forza maggiore.

11. Obblighi del Cliente

11.1 Il Cliente si obbliga a:

• usare la Piattaforma nel rispetto della legge, del Contratto e delle indicazioni tecniche di Praxedia;
• garantire la correttezza e l’aggiornamento dei dati inseriti, dai quali dipendono integralmente i calcoli economici e le scadenze;
• verificare gli output della Piattaforma prima di utilizzarli verso assistiti, controparti, uffici giudiziari o amministrazione finanziaria;
• non immettere codice dannoso, non tentare accessi non autorizzati e non aggirare i limiti d’uso;
• assicurarsi che gli Utenti siano informati e istruiti sul trattamento dei dati effettuato tramite la Piattaforma;
• comunicare le variazioni dei propri dati anagrafici, societari e fiscali.

11.2 Il Cliente resta l’unico responsabile del rispetto dei propri obblighi deontologici, tra cui il dovere di segretezza e riservatezza di cui all’art. 13 del codice deontologico forense, anche in relazione alla scelta di avvalersi di strumenti informatici erogati da terzi.

12. Dati del Cliente, documenti ed esportazione

12.1 I Dati del Cliente sono e restano di titolarità esclusiva del Cliente. Praxedia non acquisisce su di essi alcun diritto se non quello, strettamente strumentale, di trattarli per erogare la Piattaforma secondo le istruzioni del Cliente.

12.2 Ove il Cliente scelga di archiviare i documenti sul proprio tenant Microsoft 365 o Google Workspace, i documenti risiedono nell’infrastruttura del Cliente e non nella disponibilità di Praxedia: in tal caso il fornitore del tenant è responsabile del trattamento designato dal Cliente e non sub-responsabile di Praxedia. La Piattaforma conserva i riferimenti, i metadati e i permessi necessari a collegare il documento alla pratica.

12.3 Il Cliente può esportare in ogni momento, in autonomia e in formati aperti, i propri dati anagrafici, le pratiche, le ore, le voci economiche e i documenti gestiti da Praxedia. L’esportazione è compresa nella Licenza in ogni piano e non è subordinata alla regolarità dei pagamenti.

12.4 Alla cessazione del Contratto, per qualsiasi causa, Praxedia mantiene i Dati del Cliente accessibili in sola lettura ai fini dell’esportazione per 90 (novanta) giorni. Decorso tale termine i dati sono cancellati dagli ambienti di produzione entro 30 giorni e dai backup con il completamento del ciclo di rotazione, salvo diverso obbligo di legge. Su richiesta scritta Praxedia rilascia conferma dell’avvenuta cancellazione.

13. Riservatezza e segreto professionale

13.1 Ciascuna Parte mantiene riservate le informazioni confidenziali dell’altra e non le utilizza per scopi diversi dall’esecuzione del Contratto. Sono escluse le informazioni già di dominio pubblico, quelle legittimamente acquisite in via autonoma e quelle di cui sia obbligatoria la divulgazione per legge o per ordine dell’autorità, previa — ove consentito — informativa all’altra Parte.

13.2 Praxedia prende atto che i Dati del Cliente comprendono informazioni coperte dal segreto professionale (art. 622 c.p.; art. 13 del codice deontologico forense) e assume di conseguenza obblighi rafforzati: il personale autorizzato è vincolato per iscritto alla riservatezza anche dopo la cessazione del rapporto; l’accesso ai contenuti delle pratiche avviene esclusivamente su istruzione documentata del Cliente o per stretta necessità tecnica di risoluzione di un guasto, in tal caso limitato nel tempo, tracciato e reso disponibile al Cliente su richiesta.

13.3 Se un’autorità richiede a Praxedia l’accesso ai Dati del Cliente, Praxedia — nei limiti in cui la legge lo consenta — informa senza ritardo il Cliente prima di dare seguito alla richiesta, per consentirgli di far valere il segreto professionale e le tutele di cui all’art. 103 c.p.p.

13.4 Gli obblighi di riservatezza permangono per 5 (cinque) anni dalla cessazione del Contratto; quelli relativi alle informazioni coperte da segreto professionale, senza limiti di tempo.

14. Protezione dei dati personali

14.1 Rispetto ai dati personali contenuti nei Dati del Cliente, il Cliente è titolare del trattamento e Praxedia è responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, alle condizioni dell’Allegato B, che costituisce il DPA tra le Parti.

14.2 Il Cliente garantisce di disporre di idonea base giuridica per il trattamento dei dati dei propri assistiti, controparti e collaboratori e di avere reso le informative di cui agli artt. 13 e 14 GDPR.

14.3 Il trattamento dei dati dei referenti del Cliente per finalità precontrattuali, contrattuali e amministrative è invece effettuato da Praxedia in qualità di titolare, secondo l’Informativa privacy.

15. Proprietà intellettuale e uso dei dati

15.1 Ogni diritto sulla Piattaforma resta di Praxedia. Nessuna disposizione del Contratto trasferisce al Cliente diritti di proprietà intellettuale.

15.2 Le personalizzazioni e gli sviluppi realizzati da Praxedia, anche su richiesta o specifica del Cliente, restano di titolarità di Praxedia, che può incorporarli nei rilasci successivi. Il Cliente ne ha l’uso alle condizioni del Contratto. Sono fatti salvi gli accordi scritti che dispongano diversamente.

15.3 Praxedia non utilizza i Dati del Cliente per addestrare modelli di intelligenza artificiale, propri o di terzi, e non li rende disponibili a tal fine ad alcun fornitore. Le funzionalità di intelligenza artificiale eventualmente rilasciate saranno attivabili dal Cliente e disciplinate da condizioni specifiche accettate separatamente.

15.4 Praxedia può trattare i dati sull’uso del software — funzionalità utilizzate, errori, tempi di risposta, volumi — per manutenerlo e migliorarlo. Tale trattamento non riguarda in alcun caso il contenuto delle pratiche, dei documenti, delle anagrafiche e delle voci economiche del Cliente, che non sono usati per finalità proprie di Praxedia nemmeno in forma aggregata.

16. Garanzie e limitazione di responsabilità

16.1 Praxedia esegue la prestazione con la diligenza professionale di cui all’art. 1176, secondo comma, c.c. Fatto salvo quanto previsto dagli artt. 4 e 10, la Piattaforma è fornita nello stato in cui si trova quanto alle funzionalità in accesso anticipato.

16.2 Praxedia non risponde di:

• errori, omissioni o inesattezze nei dati inseriti dal Cliente e delle conseguenze che ne derivano sui calcoli e sulle scadenze;
• mancato rispetto di termini processuali o sostanziali, restando fermo quanto previsto dall’art. 6.1;
• indisponibilità o malfunzionamenti di servizi di terzi integrati su richiesta del Cliente, compresi i tenant Microsoft 365 e Google Workspace dello studio;
• uso della Piattaforma difforme dal Contratto o dalle indicazioni tecniche;
• eventi di forza maggiore e interruzioni della rete internet.

16.3 Salvo quanto previsto dall’art. 16.4, la responsabilità complessiva di Praxedia per danni connessi al Contratto è limitata al Corrispettivo effettivamente pagato dal Cliente nei 12 (dodici) mesi precedenti l’evento dannoso; è esclusa la responsabilità per danni indiretti, lucro cessante, perdita di occasioni e danno reputazionale.

16.4 Nessuna disposizione del Contratto limita o esclude la responsabilità di Praxedia per dolo o colpa grave, per i danni alla persona o nei casi in cui la limitazione sia comunque vietata dall’art. 1229 c.c. o da altra norma imperativa.

16.5 Ogni pretesa deve essere fatta valere entro 12 (dodici) mesi dal fatto che l’ha generata.

17. Manleva per proprietà intellettuale

17.1 Praxedia tiene indenne il Cliente dalle pretese di terzi che lamentino che la Piattaforma, usata in conformità al Contratto, violi diritti di proprietà intellettuale vigenti in Italia, purché il Cliente comunichi prontamente per iscritto la pretesa, consenta a Praxedia di gestirne la difesa e presti la collaborazione ragionevolmente richiesta.

17.2 La manleva non opera per pretese derivanti da modifiche non autorizzate, dalla combinazione della Piattaforma con prodotti o dati non forniti da Praxedia, o dai contenuti immessi dal Cliente. Resta fermo il limite dell’art. 16.3.

18. Durata, rinnovo e recesso

18.1 Il Contratto ha la durata indicata nell’Ordine, con decorrenza dall’attivazione, e si rinnova per periodi di pari durata salvo disdetta.

18.2 Per tutta la fase di accesso anticipato non è previsto alcun vincolo minimo di durata: ciascuna Parte può recedere in qualsiasi momento con preavviso scritto di 30 (trenta) giorni, quale che sia la periodicità di fatturazione scelta. I corrispettivi relativi al periodo già fatturato non sono rimborsabili, salvo che il recesso dipenda da inadempimento di Praxedia; in caso di fatturazione annuale è rimborsata la quota parte dei mesi interi non goduti.

18.3 Alla chiusura della fase di accesso anticipato Praxedia potrà introdurre condizioni di durata diverse per i nuovi Clienti. Al Cliente della prima coorte continuano ad applicarsi, per i rinnovi successivi, sia le condizioni economiche dell’Ordine sia la disciplina di recesso dell’art. 18.2, salvo sua diversa e successiva adesione.

18.4 In caso di cessazione, il Cliente cessa di utilizzare la Piattaforma e dispone del periodo di esportazione di cui all’art. 12.4.

19. Sospensione e risoluzione

19.1 Praxedia può sospendere l’accesso alla Piattaforma, con preavviso scritto di almeno 7 (sette) giorni, in caso di mancato pagamento nei termini dell’art. 9.4 o di violazione degli artt. 5 o 11. La sospensione è limitata a quanto necessario e non pregiudica il diritto del Cliente di esportare i propri dati ai sensi dell’art. 12.3.

19.2 In caso di uso della Piattaforma idoneo a compromettere la sicurezza o l’integrità del servizio o dei dati di altri clienti, la sospensione può essere immediata, con comunicazione contestuale e motivata.

19.3 La sospensione non sospende l’obbligo di pagamento dei corrispettivi maturati.

19.4 Il Contratto può essere risolto ai sensi dell’art. 1456 c.c. dalla Parte non inadempiente in caso di violazione degli artt. 5 (licenza), 9 (pagamento), 11 (obblighi del Cliente), 13 (riservatezza) e dell’Allegato B, protratta per oltre 30 (trenta) giorni dalla diffida scritta a porvi rimedio.

20. Cessione e comunicazioni

20.1 Il Cliente non può cedere il Contratto senza il consenso scritto di Praxedia, salvo il caso di trasformazione, fusione o continuazione dell’attività professionale in altra forma associativa, previa comunicazione.

20.2 Praxedia può cedere il Contratto a società controllate, controllanti o soggette a comune controllo, ovvero in caso di fusione, scissione o cessione d’azienda o di ramo, dandone comunicazione al Cliente con preavviso di 30 giorni. Il Cliente che non intenda proseguire con il cessionario può recedere entro 30 giorni dalla comunicazione, con rimborso della quota parte non goduta.

20.3 Le comunicazioni contrattuali sono effettuate per iscritto a mezzo posta elettronica certificata, raccomandata o e-mail ai recapiti indicati nell’Ordine. Per Praxedia: info@iuresync.com, PEC praxedia.srl@pec.it. Le comunicazioni operative correnti possono essere effettuate tramite i canali integrati nella Piattaforma.

21. Modifiche alle presenti Condizioni

21.1 Praxedia può modificare il Contratto dandone comunicazione scritta al Cliente con preavviso di almeno 30 (trenta) giorni, elevato a 60 (sessanta) giorni per le modifiche del Corrispettivo.

21.2 Il Cliente che non intenda accettare la modifica può recedere senza penali entro il termine di preavviso, con effetto dalla data di efficacia della modifica e con rimborso della quota parte di Corrispettivo non goduta. La prosecuzione nell’uso della Piattaforma dopo la data di efficacia vale come accettazione.

21.3 Le modifiche imposte da norme imperative sopravvenute hanno effetto immediato e ne è data comunicazione al Cliente.

22. Legge applicabile, foro e clausole vessatorie

22.1 Il Contratto è regolato dalla legge italiana.

22.2 Per ogni controversia relativa all’interpretazione, esecuzione e risoluzione del Contratto è competente in via esclusiva il Foro di Milano.

22.3 Clausole vessatorie. Trattandosi di condizioni predisposte da una sola delle Parti, le clausole di cui agli articoli 4 (accesso anticipato e conseguente conformazione dell’oggetto), 6 (delimitazione dell’oggetto), 9.5 (limitazione della facoltà di opporre eccezioni), 10.2 (obiettivi di servizio in luogo di obbligazioni di risultato), 16.2, 16.3 e 16.5 (limitazioni di responsabilità e decadenza), 19 (facoltà di sospendere l’esecuzione e clausola risolutiva espressa), 20.2 (cessione del contratto), 21 (facoltà di modifica unilaterale) e 22.2 (deroga alla competenza territoriale) sono vessatorie ai sensi dell’art. 1341, secondo comma, c.c. e richiedono specifica approvazione scritta. Esse sono pertanto richiamate e approvate separatamente nell’Ordine sottoscritto dal Cliente. La presente pagina ha funzione informativa e di conoscibilità: in mancanza della specifica approvazione scritta, le clausole sopra elencate non producono effetto.

23. Disposizioni finali

23.1 Il Contratto, con i suoi allegati e l’Ordine, costituisce l’intero accordo tra le Parti sull’oggetto e sostituisce ogni precedente intesa, scritta o orale.

23.2 L’eventuale nullità o inefficacia di una clausola non travolge le restanti, salvo che la clausola colpita sia essenziale all’equilibrio complessivo.

23.3 La tolleranza di un inadempimento non costituisce rinuncia ai diritti nascenti dal Contratto.

23.4 Le Parti agiscono come soggetti indipendenti: il Contratto non costituisce associazione, mandato, agenzia né rapporto di lavoro.

Allegato A — Servizio e livelli di servizio

A.1 Funzionalità comprese nella Licenza

Nei limiti del piano indicato nell’Ordine, la Piattaforma comprende:

• Pratiche: anagrafica della pratica, parti e controparti, stato, area e materia, responsabile e squadra, collegamento a documenti, scadenze e voci economiche;
• Scadenzario e agenda: scadenze e udienze inserite dallo studio, con promemoria e assegnazione, quale strumento di supporto organizzativo nei limiti dell’art. 6.1;
• Registro delle ore: imputazione del tempo alla pratica con registro immutabile delle rettifiche;
• Parcellazione: preventivi, note pro forma e parcelle, con liquidazione secondo i parametri forensi e riferimento agli articoli applicati, oppure a tariffa oraria o a forfait;
• Documentale: archiviazione dei documenti sul tenant Microsoft 365 o Google Workspace dello studio, ovvero nell’archivio gestito da Praxedia, secondo la scelta del Cliente;
• Controllo di gestione: maturato, fatturato, incassato e margine per pratica sul costo effettivo, indice di realizzo, analisi per area, materia e responsabile, budget e soglie di allerta, sui piani che li prevedono;
• Amministrazione: ruoli e permessi, registro delle attività, esportazioni.

Restano esclusi i moduli non compresi nel piano indicato nell’Ordine e quanto elencato all’art. 6.1.

A.2 Obiettivi di servizio

Per la durata dell’accesso anticipato i valori seguenti sono obiettivi che Praxedia persegue e misura, non obbligazioni di risultato assistite da penali (art. 10.2).

Nella fase di accesso anticipato l’assistenza è prestata direttamente da chi sviluppa la Piattaforma. È il motivo per cui i tempi di riscontro sopra indicati sono sostenibili, ed è anche il motivo per cui non sono assistiti da penali: la coorte è piccola per scelta.

Allegato B — Accordo sul trattamento dei dati (DPA)

B.1 Designazione

Ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679, il Cliente, in qualità di titolare del trattamento, designa Praxedia quale responsabile del trattamento dei dati personali trattati nell’erogazione della Piattaforma, alle condizioni del presente Allegato. Praxedia tratta tali dati esclusivamente su istruzione documentata del Cliente, che si intende contenuta nel Contratto, nella configurazione della Piattaforma e nelle richieste scritte successive.

Praxedia informa il Cliente qualora ritenga che un’istruzione violi il Regolamento o altra disposizione in materia di protezione dei dati (art. 28, par. 3, ultimo periodo, GDPR).

B.2 Oggetto, natura, finalità e durata

• Oggetto: i dati personali contenuti nei Dati del Cliente.
• Finalità: esclusivamente l’erogazione della Piattaforma e dei servizi accessori richiesti dal Cliente.
• Natura delle operazioni: raccolta, registrazione, organizzazione, strutturazione, conservazione, consultazione, estrazione, uso, comunicazione ai soli Utenti del Cliente, limitazione, cancellazione.
• Categorie di interessati: assistiti del Cliente e loro rappresentanti, controparti e loro difensori, testimoni e terzi menzionati negli atti, professionisti e collaboratori del Cliente.
• Categorie di dati: dati identificativi e di contatto, dati fiscali, dati economici e di fatturazione, contenuto di atti e corrispondenza, categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) e dati relativi a condanne penali e reati (art. 10 GDPR) nella misura in cui il Cliente li inserisca, oltre a informazioni coperte dal segreto professionale.
• Durata: per la durata del Contratto e per il periodo di esportazione di cui all’art. 12.4.

B.3 Obblighi di Praxedia

Praxedia si obbliga a:

• trattare i dati solo su istruzione documentata del Cliente, anche in caso di trasferimento verso Paesi terzi, salvo obblighi di legge dell’Unione o dello Stato membro, dei quali informa il Cliente prima del trattamento se la legge lo consente;
• garantire che le persone autorizzate al trattamento siano vincolate a un obbligo scritto di riservatezza, adeguato al segreto professionale che copre i dati (art. 13.2 del Contratto), e adeguatamente istruite;
• adottare le misure di sicurezza di cui al punto B.6, ai sensi dell’art. 32 GDPR;
• assistere il Cliente, tenuto conto della natura del trattamento e delle informazioni a disposizione, nel dare seguito alle richieste degli interessati (artt. 15-22) e nell’adempimento degli obblighi di cui agli artt. 32-36 GDPR, compresa l’eventuale valutazione d’impatto;
• notificare al Cliente ogni violazione dei dati personali senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore dal momento in cui ne ha avuto conoscenza, fornendo le informazioni necessarie all’adempimento degli artt. 33 e 34 GDPR;
• mettere a disposizione del Cliente le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto degli obblighi dell’art. 28 e consentire e contribuire alle attività di revisione, comprese le ispezioni, secondo il punto B.7;
• cancellare o restituire i dati al termine della prestazione, a scelta del Cliente, secondo l’art. 12.4 del Contratto.

B.4 Sub-responsabili

Il Cliente autorizza in via generale il ricorso ai sub-responsabili elencati di seguito. Praxedia comunica per iscritto ogni aggiunta o sostituzione con preavviso di almeno 30 (trenta) giorni, entro i quali il Cliente può opporsi per motivi ragionevoli e documentati; in caso di opposizione non superata, ciascuna Parte può recedere dal Contratto senza penali, con rimborso della quota parte non goduta. Praxedia impone al sub-responsabile gli stessi obblighi del presente Allegato e ne risponde integralmente.

L’elenco nominativo e aggiornato, con la region di ciascun servizio, è consegnato al Cliente in sede di attivazione e costituisce a tutti gli effetti parte del presente Allegato. Il fornitore del tenant Microsoft 365 o Google Workspace eventualmente scelto dal Cliente per l’archiviazione documentale non è sub-responsabile di Praxedia, per le ragioni indicate all’art. 12.2 del Contratto.

B.5 Trasferimenti verso Paesi terzi

I dati sono archiviati in region dell’Unione europea. Eventuali trasferimenti al di fuori dello Spazio economico europeo avvengono esclusivamente in presenza di garanzie adeguate ai sensi degli artt. 44-49 GDPR e, in particolare, mediante le Clausole Contrattuali Tipo adottate con Decisione di esecuzione (UE) 2021/914, accompagnate da una valutazione d’impatto sul trasferimento e da misure supplementari tecniche. Eventuali decisioni di adeguatezza sono considerate un elemento aggiuntivo e non il fondamento del trasferimento, anche in ragione del contenzioso tuttora pendente davanti alla Corte di giustizia sull’adeguatezza del quadro UE-USA.

B.6 Misure di sicurezza

Praxedia adotta, a titolo esemplificativo, le seguenti misure tecniche e organizzative:

• cifratura dei dati in transito (TLS 1.2 o superiore) e a riposo;
• separazione logica dei dati per studio, con controllo applicato al livello della base dati e non soltanto dell’applicazione;
• controllo degli accessi basato su ruoli e permessi, con principio del privilegio minimo e autenticazione a più fattori per il personale di Praxedia;
• registro delle attività degli Utenti e tracciamento degli accessi del personale di Praxedia ai dati del Cliente;
• backup giornalieri automatici con conservazione di 14 giorni e ripristino a un istante determinato;
• verifiche periodiche di sicurezza sul codice e sulle dipendenze, con gestione delle vulnerabilità note;
• procedura interna di gestione degli incidenti e delle violazioni.

Praxedia non è in possesso di certificazioni formali e non ne dichiara: alla data di questo documento nessun organismo è accreditato in Italia per rilasciare una certificazione di conformità al GDPR ai sensi degli artt. 42 e 43 del Regolamento. Le misure sopra descritte sono verificabili, e su richiesta scritta Praxedia fornisce al Cliente la documentazione di dettaglio necessaria alle sue valutazioni.

B.7 Audit

Il Cliente può verificare il rispetto del presente Allegato una volta all’anno, e in ogni caso dopo una violazione dei dati che lo riguardi, con preavviso di 30 giorni, direttamente o tramite un incaricato non concorrente di Praxedia e vincolato alla riservatezza. La verifica si svolge in orario di ufficio, senza pregiudizio per la continuità del servizio e senza accesso a dati di altri clienti. I costi sono a carico del Cliente, salvo che la verifica accerti un inadempimento rilevante di Praxedia.

B.8 Responsabile della protezione dei dati

Praxedia non ha ad oggi designato un DPO. La valutazione dei presupposti dell’art. 37, par. 1, lett. c) GDPR in capo al responsabile del trattamento è tenuta aperta e riesaminata al crescere della base clienti e del volume dei dati di cui agli artt. 9 e 10; l’eventuale designazione sarà comunicata al Cliente e pubblicata nell’Informativa privacy. Il referente per le comunicazioni ai sensi dell’art. 28 è, allo stato, il legale rappresentante pro tempore, all’indirizzo info@iuresync.com.

Praxedia S.r.l. — Via Comelico 18, 20135 Milano (MI) — P.IVA 14762580968 — info@iuresync.com

Per il trattamento dei dati personali si vedano l’Informativa privacy e la Cookie policy.